La gestión de la información digital es cada día un reto para las Oficinas Técnicas.

Docutec cumple de forma sencilla con los requisitos necesarios en las Oficinas Técnicas. El ciclo de desarrollo de producto hasta su puesta en el mercado es cada día más rápido y, aunque ésta puede ser una ventaja competitiva, en su camino puede encontrarse el mayor de los obstáculos, los procesos manuales que intervienen en el tratamiento de la información.

Poner la información a disposición de todos los usuarios que intervienen en el ciclo de desarrollo de un producto, garantizar el uso de la revisión correcta, y realizar esto sin necesidad de usar herramientas complejas, son pasos a tomar para liderar el mercado en los próximos años. En la actualidad la fluidez de la información digital de diseño es el mejor valor de las empresas.
Conocer dónde se encuentra la información dentro de la red local, así como estar seguro de cuál es la última revisión del documento, hacen imprescindible el uso de herramientas que faciliten esta labor.

DOCUTEC ha sido desarrollado para mantener los archivos en un repositorio seguro y la Base de Datos como herramienta de gestión de la información, en concreto del ciclo de vida de cada fichero.

Mantener una única Base de Datos con la información de los archivos y tener la posibilidad de disponer de más de un almacén de archivos hace que el trabajo con archivos grandes sea una de las mejores características de DOCUTEC, junto con la optimización del ancho de banda para la comunicación con los usuarios del sistema.

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Los documentos almacenados en DOCUTEC, disponen de un control en la Base de Datos, de forma que cuando un usuario requiere un documento, primero busca en la ubicación más cercana, y en el caso de no disponer de una copia exacta de dicho archivo, solicita al servidor que se le envíe una copia del mismo, optimizando de esta forma el ancho de banda consumido por la aplicación.

Cada una de las acciones sobre los archivos queda reflejado en la Base de Datos, sirviendo esta información para posteriores búsquedas y otras acciones a realizar con los archivos.

Los Documentos pueden disponer de flujo de trabajo, permitiendo establecer rutas del archivo en función de parámetros como por ejemplo el coste, fase del proyecto, usuario del mismo, etc…

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Ejemplo de ciclo de vida de un documento.

Las características principales de Docutec son:

  • Arquitectura cliente-servidor
  • Gestión de todo tipo de archivos
  • Organización jerárquica de los documentos en carpetas
  • Posibilidad de compartir documentos entre carpetas
  • Control de acceso a los documentos y carpetas basado en listas de acceso
  • Ciclos de vida personalizados para los documentos
  • Historial de cambios y control de versiones y revisiones
  • Notificaciones automáticas por correo electrónico
  • Etiquetado del estado actual de una carpeta y su contenido para su posterior recuperación.
  • Plantillas de documentos y carpetas.
  • Papelera de Reciclaje.
  • Soporte para múltiples carpetas de trabajo.
  • Gestión de dependencias entre documentos.
  • Extracción automática de dependencias para dibujos de AutoCAD e Inventor analizando sus referencias externas.
  • Extracción automática de la imagen en miniatura (thumbnail) de los documentos.
  • Propiedades personalizadas de los documentos.
  • Localización de documentos mediante búsqueda avanzada, pudiendo guardar y compartir las búsquedas para la localización rápida de documentos.
  • Integración con Microsoft Office (Word, Excel y Outlook), AutoCAD y Autodesk Inventor.
  • API de desarrollo
DOCUTEC – Precios

 

Se vende en modo de Alquiler o Licencia Corporativa.

Habitualmente, se requiere una integración en la Oficina Técnica del cliente con otros departamentos. Contacte con ApliCAD para una valoración adecuada.